А Н А Л І З
обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні
Державної судової адміністрації України у Харківській області
та місцевих загальних судах міста Харкова та Харківської області
за 2014 рік
Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України та на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області (далі – територіальне управління), відділом організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі – відділ) проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні та місцевих загальних судах міста Харкова та Харківської області.
Територіальним управлінням здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.
Робота відділу здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, планів роботи територіального управління, відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, затверджених начальником територіального управління.
З метою нормативного забезпечення функціонування й удосконалення обліково-статистичної роботи, діловодства та організації роботи з питань судової статистики у місцевих загальних судах міста Харкова та Харківської області, Відділом було надіслано нагадування всім місцевим загальним судам міста Харкова та Харківської області щодо виконання наказу Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 року № 55 “Про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання” (зі змінами).
Територіальне управління спільно зі спеціалістами Державного підприємства “ІСС” проводяться відеоконференції та навчання щодо використання КП “Діловодство – 3”. Окрім цього, в територіальному управлінні практикується проведення нарад з працівниками апарату судів в режимі відеоконференцзв’зку.
Працівники територіального управління приймають участь у відео конференціях, які проводяться Державною судовою адміністрацією України та ДП «ІСС».
Взагалі, окрім зазначених листів та проведених навчань територіальне управління оперативно доводить до місцевих загальних судів інформацію, отриману від Державної судової адміністрації України та ДП “ІСС”, інформує про зміни в Положенні про автоматизовану систему документообігу суду. Спеціалісти територіального управління постійно надають методичну та практичну допомогу працівникам місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області.
Спеціалістами відділу постійно надається методична та практична допомога працівникам, які займаються в суді первинним обліком справ і матеріалів, заповненням статистичних карток, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи (провадження), а також складанням звітів.
З метою підготовки до звітного періоду, територіальним управлінням розроблено та надіслано місцевим загальним судам методичні рекомендації щодо створення звітів про роботу судів в умовах роботи в КП “Д-3”.
Статистичні звіти про роботу судів за 1 півріччя 2014 року частково були складені в автоматичному режимі за допомогою КП «Діловодство - 3». До територіального управління звіти були подані судами своєчасно.
Квартальні статистичні звіти за формами № 1-ОП “Про оперативність розгляду місцевими судами кримінальних справ”, № 1-1-ОП “Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження”, № 1-Л“Про оперативність розгляду місцевими судами кримінальних справ” складалися судами в автоматичному режимі, але потім редагувалися в ручному режимі.
Статистичний звіт форми № 10 “Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах” складався судами в автоматичному режимі за допомогою КП “Діловодство – 3”.
Крім цього, судами були складені статистичні звіти за формами№ 2-ВП «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних із виборами Президента України у 2014 році», № 2-ВМ «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних із виборами депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів у 2014 році», № 2-ВД «Звіт про розгляд місцевими та апеляційними судами справ, пов’язаних з виборами народних депутатів України у 2014 році»; № 1-АМ «Звіт про застосування судами Закону України «Про амністію « у 2014 році».
Статистичні звіти про роботу судів за 2014 рік будуть прийматися спеціалістами з судової статистики, згідно графіка до 13 січня 2015 року.
Слід зазначити, що робота в КП «Діловодство – 3» в судах міста Харкова та Харківської області значно поліпшилася, у порівнянні з попереднім 2013 роком.
Щомісяця до Харківської обласної державної адміністрації надається інформація про притягнутих до адміністративної відповідальності осіб, відповідно до Закону України “Про заходи запобігання та протидії корупції”.
В 2014 році було проведено семінар з керівниками апаратів судів з питань:
- організація роботи зі зверненнями громадян та інформаційними запитами;
- вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173, погодженої Вищим спеціалізованим судом України з розгляду цивільних і кримінальних справ (17.12.2013 № 11-2038/0/4-13)порядок заповнення декларацій за 2013 звітний рік;
- порядок проведення щорічної оцінки керівників апаратів судів та їх заступників.;
- виконання вимог Закону України «Про очищення влади».
Крім цього, спеціалісти відділу залучаються Харківським регіональним відділенням Національної школи суддів України до проведення навчань працівників апаратів судів.
На виконання плану роботи територіального управління та окремого плану проведення перевірок в місцевих судах в 2014 році спеціалістами відділу разом зі спеціалістами інших відділів, були проведені перевірки з вивчення стану організації роботи в Вовчанському, Зачепилівському, Красноградському, Валківському, Нововодолазькому, Дергачівському районних судах Харківської області, Жовтневому, Орджонікікдзевському, Комінтернівському районних судах міста Харкова, господарському суді Харківської області та повторна перевірка, за результатами попередніх перевірок, в Ленінському районному суду м. Харкова.
Під час перевірок, значна увага приділялась наступним питанням: загальні питання організації діяльності суду (у тому числі, планування роботи суду, підвищення кваліфікації працівників суду), оформлення та ведення справ, строки передання справ до канцелярії суду, складанням та затвердженням номенклатури справ суду, оформлення судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організація обліково-статистичної роботи, організація та контроль за веденням архівної справи суду, робота в комп’ютерній програмі “Діловодство – 3”, робота зі зверненнями громадян, тощо.
За результатами перевірок встановлено, що обліково - статистична робота у судах в цілому ведеться з дотриманням Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173, погодженої Вищим спеціалізованим судом України з розгляду цивільних і кримінальних справ (17.12.2013 № 11-2038/0/4-13), проте були виявлені і недоліки. Організація роботи визнана незадовільною лише у одному суді.
Слід відмітити, що судами приймаються суттєві заходи для усунення недоліків, встановлених в ході перевірок, приймаються до уваги та практично знаходять своє застосування ті методичні рекомендації, які надаються спеціалістами відділу як безпосередньо у ході проведення вивчень та спілкування з відповідальними особами на тій або іншій ділянці роботи суду, так і протягом всього часу спілкування та співпраці з працівниками апарату суду з приводу покращення та більш ефективної організації роботи в суді.
В ході перевірок працівниками територіального управління надавалися роз’яснення по всім питанням, які виникали. За результатами перевірок складаються відповідні довідки. Зазначені довідки направляються в суди для обговорення на оперативних нарадах та усунення встановлених недоліків.
Підсумки по проведеним перевіркам у місцевих судах міста Харкова та Харківської області були обговоренні на засіданнях колегій територіального управління.
Територіальним управлінням на 2014 рік було заплановано проведення перевірок ще двох місцевих судах Харківської області. Відповідно до розпорядження начальника територіального управління проведення вивчення стану ведення обліково – статистичної роботи, загального діловодства з кадрових питань та державної служби, архівної справи, кодифікації, роботи зі зверненнями громадян в цих судах перенесено на 2015 рік.
Територіальним управлінням ведеться контроль стосовно осіб, які тримаються під вартою та рахуються за судами міста Харкова та Харківської області понад 6 місяців. Списки осіб щоквартально подаються до територіального управління та апеляційного суду Харківської області.
Судами міста Харкова та Харківської області щоквартально проводяться взаємозвірки по кримінальним справам, в яких підсудні перебувають у розшуку. Акти взаємозвірок подаються до територіального управління.
З метою забезпечення неухильного виконання Положення про порядок ведення Єдиного реєстру досудових розслідувань, затвердженого наказом Генерального прокурора України від 17.08.2012 № 69, Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затвердженого наказом Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації України від 27.09.2012 № 91/114, формування достовірної звітності про осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, між прокуратурою Харківської області та територіальним управлінням 17 червня 2014 року було підписано спільний наказ «Про забезпечення міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях, судові рішення у яких набрали законної сили».
Відповідно до зазначеного спільного наказу між міськміжрайпрокуратурами та місцевими загальними судами міста Харкова та Харківської області проводяться щоквартальні взаємозвірки карток на осіб, щодо яких кримінальне провадження розглянуто з винесенням відповідного судового рішення, закріплення відомостей картки електронним цифровим підписом у строки, встановлені пунктом 2.4. Порядку на предмет повноти та своєчасності скерування інформації до Єдиного реєстру досудових розслідувань.
Виконання зазначеного наказу знаходиться на контролі територіального управління.
Протягом 2014 року у повному обсязі направлялись відповіді на запити органів прокуратури, МВС, апеляційного суду, інших установ щодо надання певної статистичної інформації у сфері судової статистики.
На виконання плану роботи колегії територіального управління в 2014 році було проведено 4 засідання колегії.
На засіданнях колегій були присутні голови та керівники апаратів судів міста Харкова та Харківської області, запрошувався представник прокуратури Харківської області.
На засіданнях колегій обговорювалися: стан роботи із зверненнями громадян в територіальному управлінні; організація роботи по підготовці пропозицій до бюджетного запиту на 2015 фінансовий рік; підсумки складання статистичних звітів; були підведені підсумки про перевіркам, проведеним у місцевих судах міста Харкова та Харківської області у 2014 році; обговорення положень Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополі, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ; підготовка до складання статистичних звітів за 2014 рік; заходи підготовки господарства місцевих судів до експлуатації в осінньо-зимовий період 2014-2015 р. р.; організація кадрової роботи в місцевих судах Харківської області. Проблемні питання та шляхи їх вирішення; контроль щодо повноти сплати судового збору та порядок повернення судового збору, тощо.
Щоп’ятниці керівництвом територіального управління проводяться оперативні наради з керівниками структурних підрозділі, про що складаються відповідні протоколи.
Працівником Державного архіву Харківської області 28 квітня 2014 року було проведено комплексну перевірку ведення діловодства, роботи архіву, експертної комісії та стану збереженості документів у територіальному управлінні. За результатами перевірки роботу територіального управління визнано задовільної.
В територіальному управлінні проводяться засідання експертної комісії, про що складаються відповідні протоколи. В 1 півріччі 2014 року було проведено 8 засідань.
В територіальному управлінні значна увага приділяється роботі зі зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації. Постійно проводиться особистий прийом громадян керівництвом територіального управління, згідно затвердженого графіку.
До територіального управління надходить значна кількість звернень та скарг громадян. В більшій кількості випадків громадяни скаржаться на організацію роботи в судах, на тривалий не розгляд справ, несвоєчасну видачу копій процесуальних документів, на дії суддів тощо.
За скаргами громадян було проведено 8 перевірок з виїздом до місцевих судів міста Харкова та Харківської області. Результати перевірки були доведені до відома заявників, голів судів.За результатами перевірок 6 скарг були визнані обґрунтованими.
Слід зазначити, що труднощі, які мають місце в судах, як і раніше, обумовлені недостатнім матеріально-технічним забезпеченням, у тому числі комп’ютерною технікою та плинністю кадрів.
З метою покращення стану обліково-статистичної роботи у місцевих судах та недопущення помилок у звітності судів, вважаємо за доцільне рекомендувати:
Керівникам апаратів місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області:
- забезпечити контроль за своєчасним виконанням наказів та доручень Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області;
- здійснювати контроль за повнотою наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень;
- посилити особистий контроль за веденням судової статистики у суді, звернути увагу на достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя, особисто погоджувати листи щодо підтвердження показників;
- встановити контроль щодо повноти заповнення обліково-статистичних карток на справи всіх категорій при передачі справ до канцелярій суду ;
- посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду. Раз у квартал запровадити (у разі проведення - продовжити) проведення перевірок на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;
- вживати заходів щодо недопущення порушень виконавської дисципліни;
- проводити навчання з працівниками апарату суду, на яких покладено обов’язки по заповненню даних карток;
- підтримувати у контрольному стані всі інструктивні та методичні матеріали щодо обліково-статистичної роботи; детально опрацьовувати усі функції КП “Д-3” – у разі виявлення помилок чи невідповідностей, направляти їх до територіального управління для узагальнення, по технічним питанням – невідкладно подавати заявки до центру технічної підтримки програми;
- після кожного звітного періоду аналізувати дані стану здійснення правосуддя та стан обліково-статистичної роботи, з висвітленням своїх пропозицій щодо покращення організації даної ділянки роботи у суді.
Начальник відділу організаційного забезпечення
діяльності судів, судової статистики
та інформаційних технологій Н.К. Меренцева
_03_03.png)
