Ремонт офісної техніки

ІНФОРМАЦІЯ

щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик

Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015-50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області)

Для забезпечення належної роботи місцевих загальних судів Харківської області, виникла необхідність у проведенні закупівлі з ремонту офісної техніки місцевих загальних судів м. Харкова та Харківської області.

Предмет закупівлі: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015-50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області).

Вимоги до технічних та якісних характеристик предмета закупівлі:

Загальна кількість послуг: 1 послуга.

Місце надання послуг: 61000, Україна, Харківська область, м. Харків, на технічній базі (сервісному центрі) Виконавця.

Строк надання послуг: до 25.12.2024.

Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі:

Склад і обсяг послуг: Учасник зобов’язаний надати послуги згідно загальних умов та обсягів згідно з переліком, який наведений нижче:

1. Загальні умови.

1.1. Послуги повинні бути надані згідно нормативів, передбачених діючим законодавством для такого роду/виду послуг, в тому числі із дотриманням заходів захисту довкілля та навколишнього середовища. Виконавець під час надання послуг повинен утилізувати одержані в процесі роботи за договором відпрацьовані матеріали та інші відходи.

1.2. Дана технічна специфікація визначає вимоги до послуг, їх обсягу та їх важливих характеристик, що є обов`язковими для дотримання Виконавцем.

1.3. Повне та своєчасне виконання всіх викладених вимог до послуг є відповідальністю Виконавця і контролюється Замовником.

1.4. Вартість наданих Послуг складається із вартості усіх матеріалів та комплектуючих, вартості тари, упакування і маркування, вантажно- розвантажувальних робіт, податків, зборів та всіх інших витрат, що мають бути здійснені у зв’язку із наданням Послуг.

1.5. Для надання Послуг Виконавець використовує власні запасні частини та витратні матеріали. Всі матеріали, обладнання та запасні частини, які застосовуються при наданні Послуг, повинні буди сертифіковані і відповідати вимогам, діючим на території України для даного виду матеріалів, обладнання, конструкцій та запасних частин.

1.6. Запасні частини та витратні матеріали при наданні послуг із заміною комплектуючих (запчастин) обов’язково повинні бути виключно «оригінальні» або еквівалент, що відповідають вимогам міжнародних стандартів та виробника техніки. В разі, якщо Виконавець планує використовувати еквівалент запасної частини та витратних матеріалів, він несе відповідальність за якість запропонованого еквіваленту із збереженням гарантії та без погіршення технічних характеристик офісної техніки.

1.7. При наданні послуг на складі Виконавця повинен бути певний резерв ресурсних запасних частин та витратних матеріалів.

1.8. Усі запасні частини і витратні матеріали повинні бути новими та у працездатному стані.

1.9. Замовник має право здійснювати контроль якості надання Послуг шляхом тестування техніки, які постачаються Виконавцем в процесі надання послуг. Перевірка якості наданих послуг може проводитись Замовником як під час приймання послуг, так і протягом гарантійного терміну використання вказаної техніки (дванадцять місяців з дати підписання акту наданих послуг).

1.10. Надання послуг здійснюється за адресою Виконавця, який забезпечує доставку (забирання/повернення) техніки за адресами Замовника.

1.11. Надання послуг передбачає доставку техніки. Доставка техніки проводиться Виконавцем власним та/або орендованим за власний рахунок транспортом із забезпеченням умов належного транспортування товару. Транспортування техніки здійснюється за рахунок Виконавця.

1.12. Транспортування техніки передбачає підйом/спуск на поверх/з поверху під час доставки на адресу Замовника.

1.13. Транспортування (забирання/повернення)/техніки Замовника виконується власними засобами Виконавця та входить в ціну договору.

1.14. Доставка та вивіз техніки здійснюється Виконавцем за адресою Замовника згідно заявки.

1.15. Замовлення щодо номенклатури та кількості необхідних Послуг подається виключно Замовником шляхом його відправлення заявки до автоматизованої системи CRM прийому, обліку і обробки вхідних звернень Виконавця.

1.16. Місце надання послуг – на технічній базі (сервісному центрі) Виконавця.

1.17. У зв'язку з потребою безперервної роботи техніки термін реагування не повинен перевищувати 3 (три) години з моменту отримання заявки від Замовника. Виконавець повинен надати на вимогу Замовника пристрій на підміну за аналогічними характеристиками.

1.18. На вимогу Замовника, Виконавець повинен забезпечити виїзд техніка за адресою Замовника згідно заявки, для ремонту техніки на місці, термін реагування не повинен перевищувати 3 (три) години з моменту отримання заявки від Замовника.

1.19. Виконавець, в рамках прийнятих на себе зобов'язань по наданню Послуг, призначає відповідального Менеджера. Менеджер зобов’язаний координувати дії спеціалістів Виконавця по наданню Послуг. Для зв’язку з Менеджером, Виконавець повинен надати Замовнику інформаційний лист, з контактним номерам телефону.

1.20. Надання послуг повинно здійснюватися техніком (працівником) з експлуатації та ремонту устаткування відповідно до правил безпеки, встановлених чинним законодавством НПАОП 0.00-1.71-13 Правила охорони праці під час роботи з інструментом та пристроями.

1.21. Послуги з технічного обслуговування і ремонту офісної техніки, передбачає приведення техніки до стану, який забезпечує справну їх роботу. Для обслуговування приймаються вся техніка в тому числі з наявними дефектами (тріщинками та поломками) корпусу.

1.22. Після технічного обслуговування і ремонту офісної техніки, повинно бути чистим, упакованим в плівку та/або картонну упаковку, працювати якісно без зайвих звуків.

1.23. Все обладнання, інструменти та вимірювальні прилади, які використовуються при наданні послуг, повинні бути в робочому і безпечному стані. Вимірювальні прилади повинні бути перевірені.

1.24. Виконавець повинен мати досвід з ремонту перепайки електронних компонентів, плат форматування, мікросхем обладнання. Для надання послуг за предметом закупівлі Виконавець повинен використовувати виключно інфрачервону паяльну станцію.

1.25. Виконавець повинен надавати послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області.

1.26. Виконавець використовує необхідні для надання послуг хімічні засоби (аерозолі, мастила, фільтри для пилососа та інше), придбавши їх за власний рахунок. Для збереження високотемпературних складових друкуючого обладнання/техніки та зменшення тертя нагрівальних елементах виконавець під час ремонту, повинен застосовувати мідну пасту, учасник надає до складу тендерної пропозиції паспорт безпеки, який підтверджує, що має високу термостійкість та експлуатуються в умовах високих температур, які є безпечними для застосування за призначенням та оточуючого персоналу.

1.27. Збором показників лічильників займаються працівники Виконавця. Сервісні інженери Виконавця перевіряють показники лічильників та передають за вимогою Замовнику.

1.28. Виконавець повинен надавати послуги з технічного обслуговування і ремонту офісної техніки за предметом закупівлі виключно кваліфікованими інженерами та/або техніками, які мають відповідну технічну підготовку та досвід обслуговування друкувальної техніки компанії Хегох.

1.29. Виконавець несе матеріальну відповідальність за техніку, прийняте на обслуговування чи ремонт. Вартість наданих послуг складається із вартості усіх матеріалів та комплектуючих, вартості тари, упакування і маркування, вантажно-розвантажувальних робіт, податків, зборів та всіх інших витрат, що мають бути здійснені у зв’язку із наданням Послуг, про що Учасник закупівлі надає гарантійний лист.

1.30. Доставлена техніка повинна бути належної якості та відповідати вимогам, погодженим Сторонами та встановленим законодавством України. Техніка повинна бути протестоване і супроводжуватись тестовими аркушами.

1.31. У разі виявлення недоліків (браку) щодо якості наданих послуг Виконавець повинен усунути їх за власний рахунок.

1.32. При виявленні Замовником протягом гарантійного строку недоліків (дефектів) наданих Послуг, замінених запасних частин та витратних матеріалів, Виконавець зобов'язується усунути такі недоліки (дефекти) за свій рахунок протягом 2 (двох) робочих днів з моменту отримання заявки до автоматизованої системи CRM про виявлені недоліки від Замовника.

1.33. Послуги повинні бути надані згідно нормативів, передбачених діючим законодавством для такого роду/виду послуг, в тому числі із дотриманням заходів захисту довкілля та навколишнього середовища, утилізація відпрацьованих матеріалів та запчастин проводиться Виконавцем  відповідно до Закону України від 20.06.2022 №2320-IX «Про управління відходами» безпечним способом та за свій власний рахунок, пов'язаних з процесом утилізації відпрацьованих матеріалів.

1.34. Повернена техніка після ремонту має бути опломбована, на корпусі техніки має міститись наклейка з унікальним штрих-кодом, яка дозволить Замовнику відслідковувати історію проведених робіт та гарантійні обв`язки. Надати у складі тендерної пропозиції зразок наклейки з унікальним штрих-кодом , що буде надаватись Замовнику разом із поверненою технікою.

1.35. Замовник має право на проведення відповідної експертизи та/або технічного випробування відремонтованою техніки з метою встановлення відповідності або невідповідності якості наданих послуг.

1.36. Недотримання перерахованих вище умов відремонтованою техніки є підставою Замовнику для складання рекламації по конкретному інциденту з подальшим розірванням договору.

2. Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки включає:

- огляд, перевірка функціонування всіх блоків;

- перевірка функціонування вузлів за тестами, передбаченими виробником;

- візуальна перевірка технічного стану,

- діагностування несправностей.

- очищення від пилу, бруду та залишків тонера у внутрішньому просторі, контроль за станом складових частин;

- видалення сторонніх предметів;

- очищення блоку відпрацьованого тонера;

- нанесення хімічних засобів  (аерозолі, мастила, пасти, мідні пасти) на підшипники, втулки;

- змащування вузлів, налаштування основних вузлів, проведення механічних і електронних регулювань або налаштувань.

3. Ціна пропозиції

3.1.При формуванні ціни тендерної пропозиції Учасник повинен включити до вартості товару (робіт та послуг) вартість витратних матеріалів та запчастин, які потребують заміни в результаті ремонту, оплату роботи працівників, затрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату податків і зборів (обов’язкових платежів) тощо, про що Учасник до складу тендерної пропозиції надає гарантійний лист у довільній формі.

3.2. До розрахунку ціни пропозиції учасника не включаються витрати понесені ним у процесі здійснення процедури закупівлі, зокрема витрати на оплату послуг інформаційних систем в мереж інтернет, витрати пов’язані із укладанням договору про закупівлю, послуг із нотаріального посвідчення, тощо.

4. Система обліку замовлень

4.1. Обов’язкова наявність в Учасника власної автоматизованої системи прийому, обліку і обробки вхідних звернень CRM, з можливістю контролю Замовником наданих послуг, функції якою перевіряються Замовником самостійно:

- функціонал системи повинен забезпечити відображення такої інформації, як: місто, адреса по якому створена заявка,  дата заявки та номер замовлення;

- система повинна підтримувати обробку заявок, з окремими правами доступу фахівців до облікової системи та створення Замовником  замовлення;

- забезпечити відстеження статусу виконання звернення Замовника та облік виконання звернень, система має зберігати повну інформацію щодо підтверджених виконаних замовлень;

- система обліку повинна мати можливість відображати скориговану попередню заявку у вигляді окремого замовлення, або замовлення з відповідною позначкою підтвердження, обов’язкова можливість добавляти коментар при створені заявки;

- система повинна мати можливість внесення та подальшого відображення в створених попередніх заявках унікального ідентифікатору техніки, та забезпечувати можливість перегляду в заявці наявності зазначених ідентифікаторів на відповідність, до підтвердження замовлених робіт з техніки;

- звітність щодо виконаних заявок повинна передбачати можливість формування переліку виконаних замовлень за певні періоди часу, перелік послуг та їх вартості;

- учасник має забезпечити безперебійний доступ Замовника до звітності системи в режимі 24/7.

- як виняток, у випадку тимчасової технічної неможливості обробки звернень у CRM  допускається отримання повідомлення електронною поштою на адресу Виконавця/Учасника з наступним підтвердженням про прийняття Заявки в роботу в порядку.

- заявки можуть бути зареєстрованими телефонним дзвінком Замовника до Виконавця, з подальшим направленням заявки відповідно до CRM.

- Замовник передає, а Виконавець приймає Заявки з 9:00 до 17:00 в робочі дні. В окремих випадках, за згодою Виконавця, Заявки можуть оброблятися (прийматися) в неробочий час, в вихідні або святкові дні.

4.2. Для підтвердження наявності власної автоматизованої CRM системи прийому, обліку і обробки вхідних звернень виконавець надає у складі пропозиції довідку про наявність автоматизованої CRM системи та посилання на веб сторінку де розташована система. Виконавець повинен забезпечити можливість тестування системи представником Замовника та надає у складі пропозиції тестовий логін та пароль доступу до системи, з метою можливості перевірки замовником працездатності сервісної служби Виконавця.

4.3. Підтвердити гарантійним листом наявність в Учасника системи маркування техніки Замовника за допомогою сканування штрих-коду, який фіксує та зберігає дані виконаних робіт у системі CRM.

4.4. Для забезпечення безпеки даних замовника база повинна знаходитися на ресурсах Учасника (виконавця), за збереження даних та недопущення їх витоку несе відповідальність учасник (Виконавець).

4.5. Учасником в складі його пропозиції надається гарантійний лист про те, що технічна підтримка CRM, не буде здійснюватися у юридичних осіб/фізичних осіб – резидентів іноземної держави державної форми власності та юридичних осіб, частка статутного капіталу яких знаходиться у власності іноземної держави, а також публічних закупівель у інших суб’єктів господарювання, що здійснюють продаж товарів, робіт, послуг походженням з іноземної держави, до якої застосовано санкції згідно із законодавством, передбачених Законом України «Про санкції», Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2015 №  1147 «Про заборону ввезення на митну територію України товарів, що походять з Російської Федерації», постановою Кабінету Міністрів України від 09.04.2022 № 426 «Про застосування заборони ввезення товарів з Російської Федерації».

На підтвердження відповідності вищезазначеним вимогам учасник в складі пропозиції надає наступні документи:

Дозвільний документ на розміщення об’єкта торгівлі та сфери послуг (картка обліку), яка підтверджує місце знаходження сервісного центра послуг з ремонту оргтехніки та заправки картриджів, дійсний на момент розкриття тендерних пропозицій.

Гарантійний лист (у довільній формі за підписом уповноваженої особи Учасника) що, у разі виявлення недоліків (браку) по якості наданих Послуг, Учасник зобов’язується усунути їх за власний рахунок.

Учасник повинен надати копію діючого договору оренди або документу про право власності на приміщення, у яких розміщується сервісний центр.

Довідка у довільній формі (з посиланням на норми відповідних законодавчих актів України) з інформацією про наявність або відсутність ліцензії, необхідної для здійснення господарської діяльності Учасника.

На підтвердження спроможності Учасника забезпечити Замовнику безпечне використання електронної адреси та надання належного захисту доменного імені, Учасником в складі його пропозиції надається договір, відповідно до умов якого Виконавець зобов’язується надати Замовнику (Учаснику процедури закупівлі) реєстрацію, супровід щодо Доменного імені на період, вказаний у електронному повідомленні про Замовлення.

На підтвердження спроможності Учасника забезпечити надання дискового простору, підключення до мережі та інших ресурсів для розміщення фізичної інформації на сервері, що постійно перебуває в мережі Учасником в складі його пропозиції надається договір, відповідно до умов якого Виконавець зобов’язується після отримання від Замовника передбаченої цим Договором відповідної оплати надати Замовнику (Учаснику процедури закупівлі) Хостинг, пов’язаний з Доменним іменем / Хостнейм, на умовах Тарифного плану та на строк, вказаний у Тарифному плані та у електронному повідомленні про Замовлення.

На підтвердження якості надання послуг за предметом закупівлі, надати чинний сертифікат дилера від офіційного представництва/ виробника /дистриб’ютора/ в Україні витратних матеріалів, виданий Учаснику.

Учасник має підтвердити наявність техніка з експлуатації та ремонту устаткування, який пройшов навчання з охорони праці відповідно до НПАОП 0.00-1.71-13 Правила охорони праці під час роботи з інструментом та пристроями, шляхом надання посвідчення, виданого навчальним центром (закладом, організацією) який проводить навчання з питань охорони праці посадових осіб інших суб’єктів господарювання, а також витягу з протоколу засідання комісії з перевірки знань. Поряд з цим, Учасник має підтвердити наявність трудових відносин з вищезазначеним працівником (техніком з експлуатації та ремонту устаткування) шляхом надання повідомлення про прийняття працівників на роботу у відповідності до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413, з відміткою про їх отримання територіальним органом Державній податковій службі.

Копію діючого договору на послуги з утилізації (про надання послуг з управління відходами) з організацією, яка має ліцензію на право провадження господарської діяльності з управління небезпечними відходами, надати наказ або  діючу ліцензію Міністерство захисту довкілля та природних ресурсів України. Учасник повинен надати копії документів, які підтверджують, що такий договір виконується (акт (-ів) наданих послуг/виконаних робіт поточного року).

Учасник підтверджує наявність в штаті кваліфікованого сервісного інженера, щодо обслуговування друкувальної техніки Хегох (не менше 2-х) шляхом надання стосовно них:

1) листа авторизованого партнера компанії Хегох, яким підтверджено кваліфікацію учасника щодо обслуговування друкувальної техніки компанії Хегох;

2) сертифіката, виданого авторизованому партнеру компанії Xerox, який засвідчує відповідність всім вимогам Xerox, щодо офіційно призначеного статусу, чинного на весь період надання послуг.

З метою забезпечення якісного та своєчасного надання послуг з  технічного обслуговування і ремонту офісної техніки Учасник на підтвердження відповідності технічним вимогам по предмету закупівлі надає документальне підтвердження спроможності здійснення доставку, транспортування (забирання/повернення)  /техніки, а саме:

- копію свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (у разі використання для надання послуг власного автотранспорту); або

- копію договору оренди/суборенди* транспортного засобу** та копію свідоцтва про реєстрацію орендованого транспортного засобу (у разі використання для надання послуг орендованого автотранспорту); або

- копію договору лізингу транспортного засобу та копію свідоцтва про реєстрацію взятого у лізинг транспортного засобу (у разі, якщо Учасник використовуватиме для надання послуг, які є предметом закупівлі транспортний засіб, який перебуває у лізингу); або

- копію договору про надання послуг та копію свідоцтва про реєстрацію залученого транспортного засобу (у разі залучення автотранспорту на підставі договору про надання послуг).

Повідомлення про об'єкти оподаткування або об'єкти пов'язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність Учасника, по формі, визначеній Порядком обліку платників податків і зборів, що затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.

На підтвердження якості надання послуг за предметом закупівлі Учасник надає сертифікат, виданий організацією, яка зареєстрована у Реєстрі НААУ  на систему управління якістю ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT), виданий на Учасника, чинний на весь період надання послуг по предмету закупівлі. На підтвердження надати завірену належним чином та чинний атестат про акредитацію відповідно до вимог ДСТУ EN ISO/IEC 17021-1:2017 (EN ISO/IEC 17021-1:2015, IDT; ISO/IEC 17021-1:2015, IDT) та ISO/TS 22003:2013В в сфері, виданий НААУ, на право проведення сертифікації.

Згідно бюджетного призначення по КЕКВ 2240 – розмір бюджетного призначення на вказані цілі складає – 400 000,00 грн. (чотириста тисяч гривень 00 копійок) з ПДВ з урахуванням ПДВ.

З урахуванням розміру бюджетних призначень по КЕКВ 2240 на 2024 рік, а також необхідністю придбання найбільш економічно вигідного товару, визначаємо очікувану вартість закупівлі 400 000,00 грн. (чотириста тисяч гривень 00 копійок) з ПДВ.

Тип процедури:

У зв’язку із військовою агресією російської федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 24 лютого 2022 року строком на 30 діб відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та його подальшим подовженням в тому числі у зв’язку із веденням бойових дій на території м. Харкова та Харківської області, Кабінетом Міністрів України було прийнято 12.10.2022р. постанову №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування».

Відповідно до положень Постанови, установлено, що в умовах воєнного стану публічні закупівлі товарів, робіт і послуг здійснюються шляхом застосування процедур відкритих торгів з особливостями, якщо вартість послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є більшою, ніж 100 тис. гривень. Під час здійснення передбачених цією постановою закупівель замовники повинні відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель.

Враховуючи вищенаведені обставини та норми чинного законодавства України, уповноваженою особою прийнято рішення: включити до Річного плану закупівель на 2024 рік закупівлю Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015-50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області).

Орієнтовний початок проведення процедури закупівлі – грудень 2024 року.

Тип процедури: відкриті торги з особливостями.