Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1

ІНФОРМАЦІЯ

щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик

Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з обслуговування комп’ютерної та організаційної техніки - послуги із заправки та відновлення картриджів місцевих загальних судів міста Харкова, Харківської області та територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області)

У зв’язку із необхідністю забезпечення належного здійснення правосуддя місцевими загальними судами м. Харкова та Харківської області та територіального управління ДСА України у Харківській області на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, виникла необхідність у проведенні закупівлі послуги із заправки та відновлення картриджів, відповідно до вимог наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі» №708 від 15.04.2020р., положень Постанови КМУ від 12.10.2022р. №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», визначити:

Предмет закупівлі: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з обслуговування комп’ютерної та організаційної техніки - послуги із заправки та відновлення картриджів місцевих загальних судів міста Харкова, Харківської області та територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області).

Вимоги до технічних та якісних характеристик предмета закупівлі:

Орієнтовна вартість закупівлі: 699 700,00 грн. (шістсот дев’яносто дев’ять тисяч сімсот гривень 00 копійок) з урахуванням ПДВ.

Кількість послуг: 1 послуга.

Місце надання послуг: 61000, Україна, Харківська область, м. Харків, на технічній базі (сервісному центрі) Виконавця.

Строк надання послуг: до 25.12.2026 року.

Інформація про необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі:

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ

Предмет закупівлі: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з обслуговування комп’ютерної та організаційної техніки - послуги із заправки та відновлення картриджів місцевих загальних судів міста Харкова, Харківської області та територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області).

Склад і обсяг послуг: 1 послуга. Учасник зобов’язаний надати послуги згідно загальних умов та обсягів згідно з переліком, який наведений нижче:

Місце надання послуг: 61000, Україна, Харківська область, м. Харків, на технічній базі (сервісному центрі) Виконавця.

Строк надання послуг: до 25 грудня 2026 року.

*Перелік моделей картриджів, що потребує наявності обов’язкової сертифікації працівників Учасника.

Зазначена вимога встановлюється з метою забезпечення належної якості друку, стабільної та безпечної роботи друкуючої техніки Замовника, мінімізації ризиків пошкодження, прискореного зношення або виходу з ладу обладнання, а також збереження гарантійного обслуговування техніки, оскільки частина друкуючої техніки Замовника перебуває на гарантії виробника, а умови її експлуатації Замовником не порушувалися.

ІІ. Загальні вимоги до надання послуг

1. Послуги повинні надаватися відповідно до нормативно-правових актів та стандартів, передбачених чинним законодавством України для послуг такого виду, з обов'язковим дотриманням вимог екологічної безпеки та охорони довкілля. Виконавець зобов'язаний самостійно та за власний рахунок забезпечити збирання, зберігання та утилізацію відпрацьованих матеріалів, а також інших відходів, що утворюються в процесі виконання цього Договору.
2. У цій технічній специфікації визначено обов'язкові вимоги до обсягу, змісту та характеристик послуг, які має забезпечити Виконавець.
3. Виконавець несе повну відповідальність за належне, своєчасне та в повному обсязі надання Послуг відповідно до встановлених вимог. Замовник має право в будь-який час здійснювати контроль за станом та якістю виконання таких вимог.
4. Вартість наданих Послуг складається із вартості усіх витратних матеріалів, вартості тари, упакування і маркування, вантажно- розвантажувальних робіт, податків, зборів та всіх інших витрат, що мають бути здійснені у зв’язку із наданням Послуг.
5. Для надання Послуг Виконавець використовує власні запасні частини та витратні матеріали. Всі матеріали, обладнання та запасні частини, які застосовуються при наданні Послуг, повинні буди сертифіковані і відповідати вимогам, діючим на території України для даного виду матеріалів, обладнання, конструкцій та запасних частин.
6. Запасні частини та витратні матеріали при наданні послуг із заміною комплектуючих (запчастин) обов’язково повинні бути виключно «оригінальні» або еквівалент, що відповідають вимогам міжнародних стандартів та виробника техніки. В разі, якщо Виконавець планує використовувати еквівалент запасної частини та витратних матеріалів, він несе відповідальність за якість запропонованого еквіваленту із збереженням гарантії та без погіршення технічних характеристик офісної техніки.
7. При наданні послуг на складі Виконавця повинен бути певний резерв ресурсних запасних частин та витратних матеріалів.
8. Усі запасні частини та витратні матеріали повинні бути новими, невживаними, оригінальними або такими, що повністю відповідають технічним вимогам виробника обладнання, не відновленими, не відремонтованими, без дефектів, пошкоджень та ознак експлуатації, у справному (працездатному) стані та придатними для використання за призначенням.
9. Замовник має право контролювати якість Послуг шляхом тестування картриджів, що передаються Виконавцем. Перевірка якості може здійснюватися під час приймання Послуг або протягом гарантійного строку. У разі виявлення невідповідності якості, Замовник складає відповідний Акт невідповідності.
10. Послуги надаються за адресою Виконавця, який самостійно забезпечує забирання та зворотну доставку картриджів за адресою Замовника.
11. Виконавець забезпечує транспортування та доставку картриджів власним або орендованим автотранспортом з дотриманням належних умов перевезення. Усі транспортні витрати здійснюються за рахунок Виконавця, додаткова плата за них із Замовника не стягується.
12. Доставка (транспортування) картриджів на адресу Замовника здійснюється безпосередньо до місця експлуатації/зберігання, що включає підйом або спуск на необхідний поверх.
13. Виконавець забезпечує доставку та вивіз картриджів за адресою Замовника на підставі його попередньої заявки.
14. Виконавець зобов’язується призначити відповідального Менеджера для організації та координації роботи своїх сервісних інженерів, залучених до надання Послуг за цим Договором.
15. Виконавець зобов’язаний забезпечити функціонування автоматизованої системи обліку (CRM-системи) для приймання, реєстрації та відстеження заявок Замовника на заправку картриджів. Подання заявки здійснюється уповноваженим представником Замовника шляхом її внесення до зазначеної системи. Кожна заявка повинна обов’язково містити: вид послуги, точне найменування (модель) та кількість картриджів
16. Місце надання послуг – Україна, 61000, Харківська область, м. Харків (за місцезнаходженням/адресою Виконавця).
17. Строк реагування Виконавця на заявку Замовника не може перевищувати 3 (три) години з моменту її отримання. З метою недопущення зупинки друку Виконавець зобов'язаний безкоштовно надати Замовнику підмінний картридж відповідної моделі на весь період виконання робіт.
18. Виконавець забезпечує надання послуг кваліфікованими працівниками з обов'язковим дотриманням вимог чинного законодавства України у сфері охорони праці, у тому числі вимог НПАОП 0.00-1.71-13 «Правила охорони праці під час роботи з інструментом та пристроями.
19. Обладнання, інструменти та вимірювальні прилади, які залучаються до надання послуг, повинні бути належної якості, технічно справними та безпечними для використання.
20. Виконавець несе повну матеріальну відповідальність за збереження, цілісність та робочий стан картриджів з моменту їх приймання за заявкою і до моменту їх повернення Замовнику. У разі втрати, пошкодження або псування картриджів з вини Виконавця, останній зобов'язаний відшкодувати їх повну ринкову вартість або замінити на аналогічні нові картриджі протягом 5 (п`ять) робочих днів.
21. Виконавець гарантує належну якість надання Послуг. У разі виявлення невідповідностей або помилок у результатах послуг, Виконавець зобов'язується виправляти їх за власний рахунок протягом гарантійного строку.
22. Якість наданих послуг повинна відповідати технічним вимогам до експлуатації друкарського обладнання та забезпечувати чіткий друк без дефектів (смуг, плям, двоїння чи накладання зображень, нерівномірної насиченості тощо). Фактичний ресурс картриджа після надання послуг має складати щонайменше 95% від заявленого виробником принтера ресурсу для відповідного оригінального картриджа.
23. Повернені після надання послуг картриджі мають бути опломбовані. На корпусі кожного картриджа обов’язкова наявність наліпки з унікальним штрих-кодом для забезпечення можливості відстеження Виконавцем та Замовником історії наданих послуг (виконаних робіт) та контролю виконання гарантійних зобов’язань.
24. У разі недотримання вищезазначених умов Замовник має право скласти рекламацію за відповідним інцидентом та в односторонньому порядку розірвати цей Договір.

ІІІ. Заправка картриджа включає:

• повне розбирання та очищення під тиском усіх вузлів картриджу;
• діагностика картриджу на предмет необхідності його відновлення;
• у разі отримання картриджу згідно заявки саме на заправку, але виявлення Учасником необхідності відновлення картриджу, Учасник узгоджує із Замовником подальше надання послуги з відновлення з вичерпним переліком необхідних витратних матеріалів для відновлення;
• очищення та полірування фоторецепторного барабану;
• нанесення мастила для зменшення коефіцієнта тертя на очищувальне лезо;
• очищення магнітного валу та валу первинного заряду;
• очищення та змащування мастилами (герметизуючі матеріали) електричних контактів;
• наповнення тонером (заповнення бункера картриджа новим, якісним, повністю сумісним тонером у об’ємі та масі заповнення тонера в картриджі у порівнянні з новим оригінальним картриджем, відповідно стандартам виробника картриджа вказаної моделі);
• заміна контрольного чіпа або перепрограмування універсальним програматором;
• під час робіт пов`язаних із заправкою картриджів, використовується станція очистки картриджів від залишків тонеру і пилу;
• після заправки картриджів, перевірка ресурсу деталей на аналізаторі картриджів;
• технічна перевірка ресурсу деталей на аналізаторі картриджів,
• перевірка картриджу на друкуючому пристрої. В картриджі - стандартний об’єм тонера (згідно рекомендацій виробника), друк – контрастний, з гарною передачею півтонів, без смуг, крапок і рисочок;
• повернений картридж має бути опломбованим та упакованим у герметичний світлонепроникний пакет з тестовою сторінкою, на корпусі має міститись наліпка з унікальним штрих-кодом, яка використовується для ідентифікації проведення та дати надання послуг;
• перевірка якості друку до і після виконаних робіт представниками Замовника і Виконавця;
• інші заходи та дії, що забезпечують якісне та безперебійне користування картриджами Замовником;
• заправка картриджів здійснюється Учасником протягом одного робочого дня з дня подання заявки від Замовника;
• при виконанні робіт із заправки картриджів мають використовуватись виключно якісні матеріали;
• картриджі перевіряються представниками Замовника та Учасника на якість друку до і після виконаних робіт.

ІV. Відновлення картриджа включає:

• повне розбирання та очищення під тиском усіх вузлів картриджу;
• заміна конкретних витратних матеріалів картриджу, що за результатами діагностики вичерпали свій ресурс, а саме:
• фотобарабан
• очищувальне лезо (ракель)
• вал первинного заряду
• магнітний вал
• дозуюче лезо
• очищення та змащування мастилами (герметизуючі матеріали) електричних контактів;
• наповнення тонером. Заповнення бункера картриджа новим, якісним, повністю сумісним тонером у об’ємі та масі заповнення тонера в картриджі у порівнянні з новим оригінальним картриджем, відповідно стандартам виробника картриджа вказаної моделі;
• заміна контрольного чіпа або перепрограмування універсальним програматором;
• заміна драм-юніта (за потреби);
• у разі виходу з ладу корпус картриджа, замінити на новий корпус картриджа зі змішувачем тонера з основою кріплення деталей;
• під час робіт пов`язаних із заправкою картриджів, використовується станція очистки картриджів від залишків тонеру і пилу;
• відновлення картриджів здійснюється з використанням витратних матеріалів (тонерів, змінних (запасних) частин та інше) Учасника;
• після відновлення картриджів, перевірка ресурсу деталей на аналізаторі картриджів;
• технічна перевірка ресурсу деталей на аналізаторі картриджів;
• перевірка картриджу на друкуючому пристрої. В картриджі - стандартний об’єм тонера (згідно рекомендацій виробника), друк – контрастний, з гарною передачею півтонів, без смуг, крапок і рисочок.
• повернений картридж має бути опломбованим та упакованим у герметичний світлонепроникний пакет з тестовою сторінкою, на корпусі має міститись наліпка з унікальним штрих-кодом, яка використовується для ідентифікації проведення та дати надання послуг;
• інші заходи та дії, що забезпечують якісне та безперебійне користування картриджами Замовником.
• Відновлений картридж має відпрацювати не менше ніж 3 (три) заправки.

1. V. Система обліку замовлень
2. Обов’язкова наявність в Учасника власної автоматизованої системи прийому, обліку і обробки вхідних звернень CRM, з можливістю контролю Замовником наданих послуг, функції якою перевіряються Замовником самостійно:

- функціонал системи повинен забезпечити відображення такої інформації, як: місто, адреса по якому створена заявка,  дата заявки та номер замовлення;

- система повинна підтримувати обробку заявок, з окремими правами доступу фахівців до облікової системи та створення Замовником  замовлення;

- забезпечити відстеження статусу виконання звернення Замовника та облік виконання звернень, система має зберігати повну інформацію щодо підтверджених виконаних замовлень;

- система обліку повинна мати можливість відображати скориговану попередню заявку у вигляді окремого замовлення, або замовлення з відповідною позначкою підтвердження, обов’язкова можливість добавляти коментар при створені заявки;

- система повинна мати можливість внесення та подальшого відображення в створених попередніх заявках унікального ідентифікатору картриджа, та забезпечувати можливість перегляду в заявці наявності зазначених ідентифікаторів на відповідність, до підтвердження замовлених робіт;

- звітність щодо виконаних заявок повинна передбачати можливість формування переліку виконаних замовлень за певні періоди часу, перелік послуг та їх вартості.

2. Учасник має забезпечити безперебійний доступ Замовника до звітності системи в режимі 24/7.

Як виняток, у випадку тимчасової технічної неможливості обробки звернень у CRM  допускається отримання повідомлення електронною поштою на адресу Виконавця/Учасника з наступним підтвердженням про прийняття Заявки в роботу в порядку.

3. Замовник має право ініціювати Заявку шляхом телефонного дзвінка Виконавцю. Така Заявка вважається прийнятою після її відповідної реєстрації та направлення через CRM-систему.
4. Замовник передає, а Виконавець приймає Заявки в робочі дні з 09:00 до 17:00. За взаємною згодою Сторін або в невідкладних випадках, обробка (прийняття) Заявок може здійснюватися у позаробочий час, а також у вихідні чи святкові дні.
5. Для забезпечення безпеки інформації Замовника, база даних повинна розміщуватися виключно на технічних ресурсах Виконавця. Виконавець несе повну юридичну та фінансову відповідальність за збереження, цілісність даних, а також за недопущення їх витоку, втрати або несанкціонованого доступу третіх осіб.

З урахуванням розміру бюджетних призначень по КЕКВ 2240 на 2026 рік, а також необхідністю придбання найбільш економічно вигідних послуг, визначаємо очікувану вартість 699 700,00 грн. (шістсот дев’яносто дев’ять тисяч сімсот гривень 00 копійок) з урахуванням ПДВ.

Тип процедури:

У зв’язку із військовою агресією російської федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 24 лютого 2022 року строком на 30 діб відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та його подальшим подовженням в тому числі у зв’язку із веденням бойових дій на території м. Харкова та Харківської області, Кабінетом Міністрів України було прийнято 12.10.2022р. постанову №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування».

Враховуючи вищенаведені обставини, норми чинного законодавства України, а також наявні бюджетні призначення уповноваженою особою прийнято рішення: включити до Річного плану закупівель на 2026 рік закупівлю: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з обслуговування комп’ютерної та організаційної техніки - послуги із заправки та відновлення картриджів місцевих загальних судів міста Харкова, Харківської області та територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області).

Орієнтовний початок проведення процедури закупівлі – жовтень 2026 року.

Тип процедури: відкриті торги з особливостями.