Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області)

Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області).     

У зв’язку із необхідністю забезпечення належного здійснення правосуддя місцевими загальними судами м. Харкова та Харківської області на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, виникла необхідність у проведенні закупівлі послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання, відповідно до вимог наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі» №708 від 15.04.2020р., положень Постанови КМУ від 12.10.2022р. №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», визначити:

Предмет закупівлі: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області).

Орієнтовна вартість закупівлі: 590 400,00 грн. (п’ятсот дев’яносто тисяч чотириста гривень 00 копійок) з урахуванням ПДВ.

Кількість послуг: 1 послуга.

Місце надання послуг: 61000, Україна, Харківська область, м. Харків, на технічній базі (сервісному центрі) Виконавця.

Строк надання послуг: до 25.12.2026 року.

Інформація про необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі:

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ

Предмет закупівлі: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області), (далі – Послуги), повинні відповідати вимогам діючого законодавства щодо їх якості.

Склад і обсяг послуг: Учасник зобов’язаний надати послуги згідно загальних умов та обсягів згідно з переліком, який наведений нижче:

Технічні характеристики предмету закупівлі.

1. Виконавець гарантує за власний рахунок забезпечувати своїх працівників спецодягом, інвентарем для надання послуг.
2. Ремонт та технічне обслуговування обладнання, витратні матеріали покладаються на Виконавця послуг.
3. Виконавець повинен забезпечити дотримання персоналом Виконавця правил техніки безпеки, правил електробезпеки та вимог закону України про охорону праці.
4. Місце надання послуг: за адресою Виконавця в м. Харків, Харківська область, 61000, Україна. Виконавець повинен надавати послуги з технічного обслуговування і ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області.
5. Термін ремонту визначається залежно від складності і наявності запасних частин, проте після визначення причини несправності цей термін не повинен перевищувати один робочий день, в разі неможливості проведення ремонту в терміни, зазначені вище, Виконавець повинен погодити з Замовником терміни виконання. На складі Виконавця повинен знаходитися певний резерв ресурсних запасних частин і витратних матеріалів для планової заміни. Виконавець повинен надати на вимогу Замовника пристрій на підміну за аналогічними характеристиками.
6. Всі запасні частини використані при ремонті та технічному обслуговуванні, мають бути новими та повинні відповідати вимогам міжнародних стандартів та виробника устаткування.
7. На всі запасні частини використані для ремонту Виконавець надає офіційну гарантію виробника. Гарантійний строк (строк, на протязі якого Виконавець гарантує якість наданих послуг) становить не менше 6 (шість) місяців з моменту підписання акту наданих послуг та передачі техніки.
8. Виконавець зобов’язаний надавати консультації щодо предмету закупівлі.
9. Виконавець повинен визначати працездатність стану обладнання та в разі потреби надавати письмовий дефектний акт.
10. Надання послуг проводиться відповідно до вимог чинних нормативних документів.
11. Послуги повинні бути надані згідно нормативів, передбачених діючим законодавством для такого роду/виду послуг, в тому числі із дотриманням заходів захисту довкілля та навколишнього середовища.
12. Вартість наданих Послуг складається із вартості усіх матеріалів та комплектуючих, вартості тари, упакування і маркування, вантажно- розвантажувальних робіт, податків, зборів та всіх інших витрат, що мають бути здійснені у зв’язку із наданням Послуг.

13. Надання послуг передбачає доставку техніки. Доставка техніки проводиться Виконавцем власним та/або орендованим транспортом за власний рахунок із забезпеченням умов належного транспортування товару. Транспортування техніки передбачає підйом/спуск на поверх/з поверху під час доставки на адресу Замовника.

14. Виконавець, в рамках прийнятих на себе зобов'язань по наданню Послуг, призначає Менеджера, який зобов’язаний координувати дії спеціалістів Виконавця по наданню Послуг.
15. Надання послуг повинно здійснюватися техніком (працівником) з експлуатації та ремонту устаткування відповідно до правил безпеки, встановлених чинним законодавством НПАОП 0.00-1.71-13 Правила охорони праці під час роботи з інструментом та пристроями.
16. Послуги з технічного обслуговування і ремонту офісної та комп’ютерної техніки, передбачає приведення техніки до стану, який забезпечує справну їх роботу. Для обслуговування приймаються вся техніка в тому числі з наявними дефектами (тріщинками та поломками) корпусу.
17. Після технічного обслуговування і ремонту техніка, повинна бути чистою, упакованою в плівку та/або картонну упаковку, працювати якісно без зайвих звуків.
18. Доставлена техніка повинна бути належної якості та відповідати вимогам, погодженим Сторонами та встановленим законодавством України. Техніка повинна бути протестована та супроводжуватись тестовими аркушами.
19. Повернена техніка після ремонту має бути опломбована, на корпусі техніки має міститись наліпка з унікальним штрих-кодом, яка дозволить Замовнику відслідковувати історію проведених робіт та гарантійні обв`язки.

20. Процес поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області повинен бути автоматизований у CRM системі (Service Desk/Help Desk) з обов'язковою фіксацією всіх етапів: від реєстрації обігу та прийому обладнання до завершення ремонту та повернення техніки Замовнику.

21. При виявленні Замовником протягом гарантійного строку недоліків (дефектів) наданих Послуг, замінених запасних частин та витратних матеріалів, Виконавець зобов'язується усунути такі недоліки (дефекти) за свій рахунок протягом 2 (двох) робочих днів з моменту отримання заявки до автоматизованої системи CRM про виявлені недоліки від Замовника.
22. CRM системі (Service Desk/Help Desk) повинні фіксуватися та оброблятися наступні етапи:

- функціонал системи повинен забезпечити відображення такої інформації, як: місто, адреса по якому створена заявка, дата заявки та номер замовлення;

- система повинна підтримувати обробку заявок, з окремими правами доступу фахівців до облікової системи та створення Замовником замовлення;

- забезпечити відстеження статусу виконання звернення Замовника та облік виконання звернень, система має зберігати повну інформацію щодо підтверджених виконаних замовлень;

- система обліку повинна мати можливість відображати скориговану попередню заявку у вигляді окремого замовлення, або замовлення з відповідною позначкою підтвердження, обов’язкова можливість добавляти коментар при створені заявки;

- система повинна мати можливість внесення та подальшого відображення в створених попередніх заявках унікального ідентифікатору техніки, та забезпечувати можливість перегляду в заявці наявності зазначених ідентифікаторів на відповідність, до підтвердження замовлених робіт з техніки;

- звітність щодо виконаних заявок повинна передбачати можливість формування переліку виконаних замовлень за певні періоди часу, перелік послуг та їх вартості;

- учасник має забезпечити безперебійний доступ Замовника до звітності системи в режимі 24/7.

- як виняток, у випадку тимчасової технічної неможливості обробки звернень у CRM  допускається отримання повідомлення електронною поштою на адресу Виконавця/Учасника з наступним підтвердженням про прийняття Заявки в роботу в порядку.

- заявки можуть бути зареєстрованими телефонним дзвінком Замовника до Виконавця, з подальшим направленням заявки відповідно до CRM.

- Замовник передає, а Виконавець приймає Заявки з 9:00 до 17:00 в робочі дні. В окремих випадках, за згодою Виконавця, Заявки можуть оброблятися (прийматися) в неробочий час, в вихідні або святкові дні.

- Виконавець повинен забезпечити можливість тестування системи представником Замовника.

- Для забезпечення безпеки даних замовника база повинна знаходитися на ресурсах Учасника (виконавця), за збереження даних та недопущення їх витоку несе відповідальність учасник (Виконавець).

Виконавець гарантує, що видалення відпрацьованого дрібнодисперсного тонера в процесі ремонту техніки проводиться з використанням герметичних систем збору відходів станції очищення картриджів.

Недотримання перерахованих вище умов відремонтованою техніки є підставою Замовнику для складання рекламації по конкретному інциденту з подальшим розірванням договору.

2. На підтвердження відповідності вищезазначеним вимогам учасник в складі пропозиції надає наступні документи:

Дозвільний документ на розміщення об’єкта торгівлі та сфери послуг (картка обліку), яка підтверджує місце знаходження сервісного центра послуг з ремонту оргтехніки та заправки картриджів, дійсний на момент розкриття тендерних пропозицій.

Копії документів, що підтверджують наявність в Учасника станції очистки (технічний паспорт виданий учаснику, видаткова накладна на станцію, документ (платіжна інструкція або банківська виписка, яка підтверджує оплату вищезазначеного товару у відповідності до постанови НБУ від 29.07.2022 № 163).

Копія діючого договору оренди або документу про право власності нежитлового приміщення, у яких розміщується сервісний центр, дійсний на момент розкриття тендерних пропозицій. Поряд з цим, Учасник надає повідомлення про об'єкти оподаткування або об'єкти пов'язані з оподаткуванням, через які провадиться діяльність Учасника, по формі, визначеній Порядком обліку платників податків і зборів, що затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.

Довідка у довільній формі (з посиланням на норми відповідних законодавчих актів України) з інформацією про наявність або відсутність ліцензії, необхідної для здійснення господарської діяльності Учасника.

З метою забезпечення якісного та своєчасного надання послуг Учасник на підтвердження відповідності технічним вимогам по предмету закупівлі надає документальне підтвердження спроможності здійснення доставку, транспортування (забирання/повернення) картриджів, а саме:

- копію свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (у разі використання для надання послуг власного автотранспорту); або

- копію договору оренди/суборенди* транспортного засобу** та копію свідоцтва про реєстрацію орендованого транспортного засобу (у разі використання для надання послуг орендованого автотранспорту); або

- копію договору лізингу транспортного засобу та копію свідоцтва про реєстрацію взятого у лізинг транспортного засобу (у разі, якщо Учасник використовуватиме для надання послуг, які є предметом закупівлі транспортний засіб, який перебуває у лізингу); або

- копію договору про надання послуг та копію свідоцтва про реєстрацію залученого транспортного засобу (у разі залучення автотранспорту на підставі договору про надання послуг).

На підтвердження якості надання послуг за предметом закупівлі Учасник надає у складі тендерної пропозиції зразок наліпки з унікальним штрих-кодом, що буде надаватись Замовнику разом із поверненою технікою.

На підтвердження наявності власної функціонуючої системи CRM (Service Desk/Help Desk) з можливістю зовнішнього контролю надходження та виконання заявок, з наданням віддаленого доступу на веб-ресурсі Учасника Замовнику. Учасник повинен забезпечити технічну підтримку автоматизованої системи CRM Замовнику, яка не суперечить вимогам чинного законодавства України, з дотримання вимог Закону України «Про санкції» та відповідних Указів Президента (зокрема останніх рішень РНБО від січня 2026 року), Закон України від 06.12.2019 № 361-ІХ «Про запобігання та протидію легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2015 № 1147 «Про заборону ввезення на митну територію України товарів, що походять з Російської Федерації» (поточна редакція — Редакція від 30.12.2025, підстава - 1707-2025-п), постановою Кабінету Міністрів України від 09.04.2022 № 426 «Про застосування заборони ввезення товарів з Російської Федерації», на підтвердження надати Замовнику:

- довідку про наявність автоматизованої CRM системи з посиланням на веб сторінку де розташована система;

- довідку ,яка містить тестовий логін та пароль доступу до системи;

- підтверджуючий лист про реєстрацію Доменного імені у базі Доменних імен України реєстратором, виданий у поточному році.

Учасник має підтвердити наявність трудових відносин з менеджером, який залучений до виконання договору, шляхом надання повідомлення про прийняття працівників на роботу у відповідності до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413, з відміткою про їх отримання територіальним органом Державній податковій службі.

Документи щодо витратних матеріалів та запчастин. Витратні матеріали (тонер (чорнила), фотоциліндри, очищувальні та дозуючі леза валів магнітних та первинного заряду, чипи), які використовуватимуться при наданні послуг є новими, не перебувають під забороною відчуження, арештом, не є предметом застави, а також не є предметом будь-якого іншого обтяження чи обмеження, передбаченого чинним в Україні законодавством, щодо походження товарів з країн стосовно яких діє Закон України «Про санкції» від 14.08.2014 № 1644-VII  та тимчасово окупованих територій. На підтвердження Виконавець надає :

- Оригінал або копія завіреного уповноваженою особою сертифікату походження товару (копію інвойсу в разі імпорту) на витратні матеріали (тонеру (чорнил), фотоциліндрів, очищувальних та дозуючих лез валів магнітних та первинного заряду, чипів), що будуть використані для виконання робіт, виданий уповноваженою установою виробнику тонеру, відповідно до законодавства країни походження.

- Оригінал або копію сертифікату Міжнародної організації стандартизованих методів випробувань (Standardized Test Methods Committee (STMC)), що засвічує кваліфікацію виробника (або імпортера) витратних матеріалів, з застосування методів тестування якості витратних матеріалів, картриджів з принтером відповідно до методів випробувань ASTM / STMC при виробництві витратних матеріалів.

- Оригінал або копії сертифікатів міжнародного зразка, про наявність у виробника (або імпортера) запропонованих витратних матеріалів (тонеру (чорнил), фотоциліндрів, очищувальних та дозуючих лез валів магнітних та первинного заряду, чипів) системи управління якістю ISO 9001:2015 та системи екологічного управління ISO 14001:2015, виданих органом з сертифікації систем менеджменту, який офіційно акредитований Національним агентством з акредитації України, дійсних на момент подання пропозицій. Надати копію атестату про акредитацію організації, яка сертифікувала системи менеджменту, у відповідності до вимог ДСТУ EN ISO/IEC 17021-1:2017 (ISO/IEC 17021-1:2015).

- У разі якщо Учасник не є виробником або офіційним імпортером витратних матеріалів (тонеру (чорнил), фотобарабанів (фотоциліндрів), очищувальних і дозуючих лез, магнітних валів, валів первинного заряду, чипів), Учасник зобов'язаний надати у складі тендерної пропозиції оригінал авторизаційного листа, виданого безпосередньо виробником або офіційним імпортером таких витратних матеріалів. Авторизаційний лист повинен підтверджувати право Учасника здійснювати реалізацію та використання зазначених витратних матеріалів, бути адресований Замовнику, містити ідентифікатор закупівлі, повну назву предмета закупівлі. Надання авторизаційних листів, виданих іншими суб'єктами господарювання (дилерами, дистриб'юторами, торговельними організаціями тощо), не допускається, якщо такі суб'єкти не є виробниками або офіційними імпортерами відповідних витратних матеріалів.

- Документи підтверджуючі радіаційну безпеку витратних матеріалів, що використовуються учасником: Копію протоколу про проведення випробувань та визначення радіологічних показників безпеки на тонер, яким буде проводитися заправка картриджів замовника, що виданий органом з оцінки відповідності на радіаційну безпеку на його офіційному бланку та за встановленою їм формою.

З урахуванням розміру бюджетних призначень по КЕКВ 2240 на 2026 рік, а також необхідністю придбання найбільш економічно вигідних послуг, визначаємо очікувану вартість 590 400,00 грн. (п’ятсот дев’яносто тисяч чотириста гривень 00 копійок) з урахуванням ПДВ.

Тип процедури:

У зв’язку із військовою агресією російської федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 24 лютого 2022 року строком на 30 діб відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та його подальшим подовженням в тому числі у зв’язку із веденням бойових дій на території м. Харкова та Харківської області, Кабінетом Міністрів України було прийнято 12.10.2022р. постанову №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування».

Враховуючи вищенаведені обставини, норми чинного законодавства України, а також наявні бюджетні призначення уповноваженою особою прийнято рішення: включити до Річного плану закупівель на 2026 рік закупівлю: Технічне обслуговування і ремонт офісної техніки за кодом CPV за ДК 021:2015:50310000-1 (послуги з поточного ремонту та технічного обслуговування обладнання - послуги із ремонту офісної та комп’ютерної техніки місцевих загальних судів міста Харкова та Харківської області).

Орієнтовний початок проведення процедури закупівлі – серпень 2026 року.

Тип процедури: відкриті торги з особливостями.

Уповноважена особа                                                                                           Євген БЄГУНОВ